Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Tarik Nakhla, SMARTONOMY
Am Schlehenrech 14, 64354 Reinheim, Deutschland
E-Mail: info@smartonomy.de · Telefon: +49 176 931 40437

Rollenverteilung: Soweit Betriebe (Geschäftskunden) über GartenPilot Daten ihrer eigenen Kunden, Beschäftigten oder Lieferanten verarbeiten, ist der jeweilige Betrieb Verantwortlicher; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Betroffene wenden sich in diesen Fällen an den jeweiligen Betrieb.

2. Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag), lit. c (rechtliche Pflicht), lit. f (berechtigte Interessen), lit. a (Einwilligung).

3. Ihre Rechte

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21), Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77). Zuständig ist u. a. Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

4. Websitebetrieb

Server-Logfiles / Hosting. Beim Aufruf werden Zugriffsdaten (IP, Zeitpunkt, Ressource, Referrer, User-Agent) zur Auslieferung, Stabilität und Sicherheit verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Bereitstellung/Hosting über Lovable bzw. Cloudflare; dabei kann eine Übermittlung in Drittländer erfolgen (Abschnitt 11).

Cookies. Technisch notwendige Cookies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG / Art. 6 Abs. 1 lit. f. Nicht notwendige Cookies nur mit Einwilligung über unser Consent-Banner (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a), jederzeit widerruflich.

Wetteranzeige. Zur Wetteranzeige wird der ungefähre Standort bzw. die IP an Open-Meteo (EU) übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

5. Kontaktaufnahme & Leads

Bei Kontakt über Formular oder E-Mail verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, Telefon, Firma, Nachricht) zur Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f). Der Versand von E-Mails erfolgt über Resend (Drittlandhinweis Abschnitt 11).

Anfragen über das Rückruf-Formular auf /demo werden mit Ihrer Einwilligung an unser internes Kundenverwaltungssystem (Supabase, EU-Frankfurt) übertragen und dort zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Daten spätestens 12 Monate nach der letzten Kommunikation, sofern Sie nicht vorher widersprechen.

6. Registrierung & Vertragsabwicklung

Zur Bereitstellung des Kundenkontos und zur Vertragsdurchführung verarbeiten wir Stamm-, Vertrags- und Nutzungsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b; steuerlich relevante Daten Art. 6 Abs. 1 lit. c).

7. Zahlungsabwicklung

Über Stripe. Verarbeitet werden die für die Zahlung erforderlichen Daten (Name, E-Mail, Rechnungsadresse, Zahlungsdaten, Betrag). Stripe ist für die Zahlungsdaten eigener Verantwortlicher. Art. 6 Abs. 1 lit. b (Drittlandhinweis Abschnitt 11).

8. Terminbuchung

Über Cal.com, Inc. (USA). Der Kalender auf /demo wird erst nach Klick auf „Kalender laden“ geladen; erst dann werden Daten an Cal.com übertragen (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; bei Buchung lit. b). Verarbeitet werden Name, E-Mail und Terminangaben. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, soweit Cal.com zertifiziert ist, ansonsten auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Zusätzlich kann ein Kalenderabgleich per iCal erfolgen.

9. Einsatz von KI-Systemen

Zweck. GartenPilot nutzt KI zur Unterstützung der Angebotserstellung, Projektkalkulation und betrieblichen Planung, zur Auslesung von Informationen aus Dokumenten sowie zur Erkennung von Anfragen in importierten E-Mails.

Verarbeitete Daten. Je nach genutzter Funktion: Projektbeschreibungen und Leistungsverzeichnisse, Fotos von Grundstücken und Baustellen, PDF-Pläne, Beratungsprotokolle, Positions- und Preisdaten aus der betriebseigenen Bibliothek sowie Inhalte importierter E-Mails. Personenbezogene Daten (Namen, Adressen) werden, soweit technisch möglich, vor der Übermittlung pseudonymisiert oder entfernt. Gesundheitsdaten werden grundsätzlich nicht an KI-Systeme übermittelt.

Anbieter. Mistral AI SAS, Paris (Frankreich, EU); Modelle der Reihen Mistral Small und Mistral Medium. Für die KI-Verarbeitung ist ein EU-only-Modus aktiv: Übermittlungen an KI-Anbieter außerhalb der EU sind technisch gesperrt. Eine Übermittlung in Drittländer findet für die KI-Verarbeitung daher nicht statt. Eine Sprachfunktion (Spracheingabe/-ausgabe) ist derzeit deaktiviert. Sollten künftig weitere Anbieter eingesetzt werden, wird diese Erklärung vorher aktualisiert.

Kein Training. Die Inhalte werden vertraglich nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Menschliche Prüfung, keine automatisierte Entscheidung. KI-Ergebnisse sind Vorschläge, die vom Nutzer geprüft und freigegeben werden. Es erfolgt keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Transparenz (Art. 50 KI-VO). Bei Interaktion mit dem KI-Assistenten wird auf die KI-Nutzung hingewiesen.

Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und lit. f (berechtigtes Interesse an betrieblichen Planungs- und Optimierungsvorschlägen); in der Auftragsverarbeitung auf Grundlage der Weisung des jeweiligen Betriebs.

10. Verarbeitung im Auftrag von Geschäftskunden

Soweit wir Daten im Auftrag von Betrieben verarbeiten, geschieht dies als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Weisungsbindung, Vertraulichkeit, technische/organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter, Löschung). Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter wird den Betrieben im Rahmen des AVV bereitgestellt und bei Änderungen aktualisiert.

11. Übermittlungen in Drittländer

Soweit Daten an Empfänger in Drittländern (insbesondere USA) übermittelt werden – dies betrifft je nach Nutzung Stripe, Resend, Cal.com, Google (bei Google-Anmeldung bzw. Gmail-Verbindung) sowie ggf. das Hosting (Cloudflare) –, erfolgt dies nur auf Grundlage geeigneter Garantien: bei unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierten Empfängern auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses, andernfalls auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln nebst ergänzenden Maßnahmen. Die KI-Verarbeitung (Mistral AI), die Datenbank/das Storage (Supabase, EU-Frankfurt) und die Wetteranzeige (Open-Meteo) erfolgen innerhalb der EU.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (insbesondere handels- und steuerrechtlich bis zu 10 Jahre). Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

13. Auftragsverarbeiter (Übersicht)

Wir setzen u. a. ein: Supabase/AWS (EU-Frankfurt, Datenbank/Hosting/Storage), Mistral AI (Frankreich, EU, KI), Cal.com (USA, Termine), Stripe (Zahlungen), Resend (E-Mail-Versand), Open-Meteo (EU, Wetter), Lovable/Cloudflare (Hosting). Mit diesen Dienstleistern schließen wir Verträge nach Art. 28 DSGVO ab, soweit sie als Auftragsverarbeiter tätig sind.

14. Datensicherheit

Wir treffen dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen (u. a. Transportverschlüsselung, Verschlüsselung von Zugangsdaten und Tokens, Zugriffskontrollen, Mandantentrennung).

15. Nutzung von Google-Nutzerdaten (Google-Anmeldung / Gmail)

Wenn Sie sich mit Ihrem Google-Konto anmelden oder ein Gmail-Konto mit GartenPilot verbinden, erhalten wir nur die Daten, die Sie im Google-Zustimmungsdialog freigeben:

• Google-Anmeldung (Berechtigungen „openid“, „email“, „profile“): Name, E-Mail-Adresse, Profilbild und Google-Konto-ID.
• Gmail-Verbindung (Berechtigungen „openid“, „…/auth/userinfo.email“, „…/auth/gmail.readonly“, „…/auth/gmail.send“): E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos, Lesen eingehender E-Mails der letzten 30 Tage zum Import in den GartenPilot-Posteingang sowie Versand von E-Mails, die Sie in GartenPilot auslösen.

Zweck: Die Daten verwenden wir ausschließlich, um Ihr Benutzerkonto anzulegen, Sie anzumelden, E-Mails in Ihren GartenPilot-Posteingang zu übernehmen, darin Kundenanfragen zu erkennen und E-Mails in Ihrem Auftrag zu versenden. Eine Nutzung zu Werbezwecken, ein Verkauf oder eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Speicherung und Schutz: Die Daten werden in unserer Datenbank bei Supabase (EU, Frankfurt) gespeichert, verschlüsselt übertragen und sind nur für Ihr Konto bzw. Ihren Betrieb zugänglich (Mandantentrennung, Zugriffskontrollen). Zugriffstokens werden verschlüsselt gespeichert.

Weitergabe und KI: Google-Nutzerdaten werden nicht an Dritte weitergegeben, außer an die unter Abschnitt 13 genannten Auftragsverarbeiter, soweit es für den Betrieb technisch nötig ist, oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Inhalte importierter E-Mails werden zur Erkennung von Kundenanfragen an unseren KI-Anbieter Mistral AI (EU) übermittelt (Abschnitt 9). Google-Nutzerdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Löschung: Sie können die Verbindung jederzeit in GartenPilot trennen oder in Ihrem Google-Konto unter https://myaccount.google.com/permissions widerrufen. Bei Löschung Ihres GartenPilot-Kontos oder auf Anfrage an info@smartonomy.de löschen wir die von Google erhaltenen Daten innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Limited Use: Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die GartenPilot von Google-APIs erhält, an andere Apps erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use).

16. Änderungen

Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.